Das Thema Datenschutz ist ein heikles Thema, das sich stetig aktualisiert. Handeln Unternehmen nicht nach dem Datenschutz, kann dies Konsequenzen haben. In unserem heutigen Beitrag nennen wir einige der häufigsten Fehler im Bereich des Datenschutzes.
Eine E-Mail direkt an mehrere Empfänger zu versenden, kann durchaus praktisch sein. Allerdings geht damit einer der häufigsten Datenschutzfehler einher. Denn: Stehen die Empfänger in CC, sind ihre E-Mail-Adressen ohne Zustimmung auch für alle anderen Empfänger zu sehen. Eine Lösung kann es hier sein, alle Empfänger in BCC zu setzen.
Des weiteren werden Dokumente oft falsch entsorgt. Dokumente mit personenbezogenen Daten müssen geschreddert werden und dürfen nicht im Ganzen weggeworfen werden.
Oft gibt es auch keine Verpflichtungserklärung der einzelnen Mitarbeitenden in Unternehmen. Es sollte für jeden Mitarbeitenden eine Verpflichtungserklärung geben. In dieser Verpflichtungserklärung werden Mitarbeitende zum Datenschutz, zur Einhaltung der Maßnahmen zur Datensicherheit und zum Thema Vertraulichkeit unterrichtet. Des weiteren sind die Konsequenzen bei Missachtung der Vertraulichkeiten aufgeführt. Anschließend bestätigt ein jeder Mitarbeitende mit seiner Unterschrift, dass er über die Vertraulichkeit in dem Unternehmen unterrichtet wurde.
Ein Problem des Datenschutzes sind auch Bereiche in den Räumlichkeiten, zu denen Besucher Zugang haben. Hier ist darauf zu achten, dass Räumlichkeiten und/oder Schränke, in denen es sensible Daten gibt, verschlossen sind. Auch sollten die Mitarbeitenden dazu angehalten werden ihre Computer zu sperren, sobald sie den Arbeitsplatz verlassen.
Immer wieder sind auch schwache Passwörter ein großer Fehler was den Datenschutz angeht. Wenn Mitarbeitende unsichere Passwörter verwenden, wird dies im schlimmsten Fall sogar eine Tür für Hackerangriffe öffnen. Dies kann einen erheblichen Schaden in Ihrem Unternehmen anrichten. Die Mitarbeitenden sollten immer darüber unterrichtet werden wie ein sicheres Passwort nach unternehmensinternen Vorgaben generiert wird.
Des weiteren sollten die Zugriffsrechte in Ihrem Unternehmen administrativ geregelt sein. Mitarbeitende sollten hier nur Zugriffsrechte erhalten, die unbedingt notwendig sind.
Auch das Thema Fax ist was den Datenschutz angeht, eine häufige Fehlerquelle. Da Fax-Dienste in der Regel keine Sicherungsmaßnahmen enthalten, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten, gilt es hier zu beachten, dass keinerlei personenbezogene Daten über ein ungesichertes Fax verschickt werden dürfen.
Dies sind nur einige mögliche Fehlerquellen im Bereich des Datenschutzes. Ein Datenschutzbeauftragter kann den Datenschutz in Ihrem Unternehmen überprüfen und Ihnen Tipps für eine korrekte Umsetzung des Datenschutzes geben.
